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ERP 報表自動化：上傳 Excel 就能算漲價影響，PDF 直接寄主管（2026 實戰）
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ERP 報表自動化，是指把 ERP 系統匯出的 Excel 報表（BOM 表、成本表等），透過程式自動解析、計算、產生 PDF 報告並發送，取代原本需要人工逐行比對和手動整理的流程。
這是一個製造業客戶的案子。匿名處理，但流程和踩坑都是真的。
供應商漲價這件事在製造業很常發生 — 原物料波動、匯率變動、供應商調整報價，一年遇到個幾次很正常。問題不是漲價本身，而是每次漲價之後，行政人員要做的那一串手動流程。
先講結論：一個半天的流程壓到 20 秒
這家客戶用鼎新 ERP，系統本身沒什麼問題，該有的資料都有。但每次供應商通知漲價，行政人員的流程是這樣的：
- 打開 ERP，匯出 Excel 格式的多階 BOM 表（物料清單）
- 逐行找到漲價的子件，查舊單價、填新單價
- 根據 BOM 結構，層層往上算每個半成品、成品的成本影響
- 把結果整理成 PDF 申請單
- 寫 email 附上 PDF，寄給主管審核
做一次大概要半天。如果同時有 3 個供應商漲價，那就是一天半。
行政人員的原話（大意）：「每次漲價我就很煩，不是因為難，是因為很無聊但又不能出錯。」
這句話就是整個專案的起點。
自動化之後長什麼樣
現在行政人員的流程變成：
- 一樣從 ERP 匯出 Excel（這步省不掉，ERP 不開 API）
- 打開網頁，把 Excel 拖進去上傳
- 系統自動解析 BOM 結構、比對新舊單價、算出成本影響
- 自動產生 PDF 報告
- PDF 自動 email 寄給主管
步驟 2 到 5 加起來大約 20 秒。行政人員做的事只剩「匯出 Excel」和「拖進網頁」。
同一件事，手動做要 2.5 小時，自動化後只需要上傳檔案等 20 秒
技術上用 Web 框架做前端和後端 API、程式解析 Excel 內容、雲端資料庫同步歷史紀錄、伺服器端自動產生 PDF 報告、自動寄 email。部署在雲端平台，不需要自架伺服器。
但這篇不是技術教學 — 我想分享的是做這個案子學到的三件事，如果你也在幫企業做自動化，這些經驗可能對你有用。
經驗一：業主不要新系統，要的是「那個最煩的步驟消失」
一開始聊的時候，我本能地想提「要不要考慮換一套更現代的 ERP」或「用雲端資料庫取代 Excel 管理 BOM」。
還好沒說出口。
後來發現客戶的想法非常明確：鼎新 ERP 用了十幾年，採購、倉管、會計都習慣了，資料也都在裡面。他們不想動 ERP，不想換流程，不想重新教育員工。他們要的只有一件事 — 供應商漲價的時候，不要再花半天手動算。
理解這一點之後，整個專案的方向就清楚了：
- 不碰 ERP，不串 ERP API（鼎新也沒有好串的 API）
- 輸入就是 ERP 匯出的 Excel，照現有格式
- 輸出就是 PDF 報告 + email，跟以前行政人員手動做的一模一樣
- 使用者操作只有「上傳檔案」一個動作
這個案子教我的是：做企業自動化，最重要的不是技術選型，是搞清楚業主「到底想省掉哪一步」。省掉那一步，其他的都不要動。動越多，導入阻力越大，失敗機率越高。
👉 這個觀察在 4 個案子的共通模式整理 裡有更完整的分析
經驗二：本機全通過，正式環境出問題
開發的時候在本機測試一切正常 — Excel 解析 OK、PDF 生成 OK、email 發送 OK。部署到正式環境之後，第一次就炸了。
幾個踩到的坑：
- 雲端函數的執行時間限制：本機沒有限制，但雲端部署預設有 10 秒的時間上限。一個比較大的 BOM 表解析加上 PDF 生成，輕鬆超過 10 秒
- 自動寄信的網域驗證：本機用測試帳號可以隨便寄，正式環境要驗證 DNS 設定（SPF/DKIM），沒設好就進垃圾信匣
- Excel 格式不統一：開發時用的是客戶給的「範例檔」，格式很標準。實際匯出的 Excel 有時候多一行空白列、有時候欄位名稱有全形空格，解析直接跳錯
這些問題的共通點是：開發環境和正式環境的行為不一樣。不是 bug，是環境差異。
後來我的做法是：上線前一定在接近正式的測試環境上用客戶的真實資料跑一輪完整流程。不是用範例資料，是用真的 Excel、寄到真的 email、生成真的 PDF。測試環境跟正式環境幾乎一樣，能抓到大部分正式環境才會出的問題。
經驗三：自動化報表最怕的不是不能跑，是數字不對
系統上線第一週，行政人員反映一個問題：「報告有產出，格式也對，但有一個成品的成本影響數字跟我手算的不一樣。」
查了之後發現原因是 BOM 表裡有一個子件同時出現在兩個半成品裡（共用料件），我的計算邏輯在加總的時候重複計算了一次。
這個 bug 如果沒有人手動驗算，根本不會發現 — 報告長得一模一樣，格式完美，數字就是錯的。
從那之後我加了一個機制：上線初期前兩週，每一份報告都同時讓行政人員手算一份做交叉比對。確認計算邏輯穩定後才切成「只看系統」模式。上線後每月也會抽一筆做驗證。
自動化報表的風險不是「不能產出」，而是「產出了但數字是錯的」。看起來一切正常但數字有誤，比完全不能用更危險，因為沒人會懷疑。
這個經驗適用於所有自動化報表專案：一定要有人工抽查機制，尤其是上線初期。不要相信「測試都通過了」，因為真實資料的複雜度永遠超過測試資料。
自動化前 vs 自動化後
| 項目 | 自動化前 | 自動化後 |
|---|---|---|
| 一次漲價處理時間 | ~2.5 小時 | ~20 秒（上傳後等待） |
| 出錯風險 | 高（手動計算容易遺漏） | 低（邏輯固定，經過驗證） |
| 多供應商同時漲價 | 等比增加工時 | 上傳多份 Excel，各跑各的 |
| 報告格式 | 每次手排，不一致 | 統一模板，版面固定 |
| email 寄送 | 手動寫信附檔 | 自動寄出，主管直接收到 |
| 歷史紀錄 | 散在各個 Excel 檔案裡 | 雲端資料庫集中管理，可查詢 |
費用概估
這類專案的成本結構不複雜，分兩塊：
成本結構
一次性開發費 — 看需求複雜度，含 Excel 解析邏輯、PDF 模板設計、email 串接、部署設定
月維護成本 — 雲端部署免費方案通常夠用、雲端資料庫約 600 元/月、自動寄信服務免費額度內夠用 ⇒ 月成本約 600-1,000 元
投資報酬率算法很簡單：行政人員一次省 2.5 小時 × 每月漲價處理次數 × 時薪 = 每月節省金額。開發費 ÷ 每月節省金額 = 回本月數。
沒有 AI 費用 — 這個案子不需要 AI 問答功能，純粹是資料解析和計算，不需要額外付 AI 服務月費。
FAQ
ERP 報表自動化一定要換掉現有 ERP 嗎？
不用。這個案子的客戶用鼎新 ERP，系統完全沒動。自動化只是接手 ERP 匯出的 Excel，幫你做後面那些手動步驟（比對、計算、產報告、寄信）。ERP 照用，只是省掉人工搬運的環節。
自動化算出來的數字準確嗎？
系統上線初期我們做了兩週的人工抽查：行政人員手算一份、系統算一份，逐行比對。確認計算邏輯沒問題後才正式啟用。上線後每月仍會抽一筆做交叉驗證，確保 Excel 格式變動不會影響解析結果。
這套系統月費大概多少？
主要成本是 雲端部署（免費方案可用）、雲端資料庫（約 600 元/月）、自動寄信服務（免費額度內通常夠用）。加總月維護成本大約 600-1,000 元，看用量。開發費另計，屬一次性成本。
如果你的公司也有類似的報表流程（不一定是 BOM 表，任何 Excel 匯出 → 手動計算 → 整理報告的流程都算），歡迎聊聊看有沒有自動化的空間。
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